Politique de confidentialité

Dernière mise à jour: 10 Juillet 2026

Kaïa Psychologie Inc. (« Kaïa », « nous ») respecte votre vie privée et s'engage à protéger les renseignements personnels que vous nous confiez. La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons au moyen de notre site Web et de nos outils en ligne, pourquoi nous les recueillons, comment nous les utilisons et les protégeons, avec qui nous les partageons, ainsi que les droits que vous confère la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (telle que modernisée par la Loi 25).

Portée

La présente politique vise les renseignements personnels recueillis au moyen de notre site Web (kaiapsychology.com), de nos outils de contact et de prise de rendez-vous, de nos communications par courriel et de nos outils d'analyse. Les dossiers cliniques et thérapeutiques constitués dans le cadre de nos services professionnels sont en outre protégés par le secret professionnel et par les consentements précis que vous fournissez lors de l'accueil, et sont régis par les règles des ordres professionnels concernés (OPQ, OTSTCFQ, OSQ) et par la loi applicable.

1. Responsable de vos renseignements personnels

Kaïa Psychologie Inc. est responsable des renseignements personnels qu'elle détient. Nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels que vous pouvez joindre pour toute question, demande ou plainte concernant la présente politique ou vos renseignements personnels :

Responsable de la protection des renseignements personnels, Kaïa Psychologie Inc.
Courriel : info@kaiapsychology.com
Téléphone : 514 500-1021
Adresse : 5929, route Transcanadienne, bureau 110, Saint-Laurent (Québec) H4T 1Z6

Renseignements personnels que nous recueillons

Selon votre interaction avec nous, nous pouvons recueillir :

Les renseignements que vous fournissez dans le formulaire de contact : nom, adresse courriel, numéro de téléphone, le sujet choisi (« comment pouvons-nous vous aider ») et le contenu de votre message.
Les renseignements fournis lors de la prise de rendez-vous : les rendez-vous se prennent au moyen de Jane (notre plateforme tierce de réservation et de gestion), où vous créez un compte et fournissez les renseignements nécessaires à la planification et à la tenue d'une séance.
Les renseignements recueillis automatiquement lors de votre visite : au moyen de témoins (cookies) et de technologies similaires, nous et nos fournisseurs pouvons recueillir votre adresse IP, le type d'appareil et de navigateur, les pages consultées et votre parcours sur le site (voir section 7).
Les renseignements liés aux communications par courriel : si vous vous abonnez à nos infolettres ou les recevez, votre adresse courriel et votre interaction avec ces courriels.

Renseignements sensibles. Le motif que vous choisissez ou décrivez en nous contactant peut révéler des renseignements sur votre santé ou votre situation personnelle. Les renseignements de santé sont des renseignements personnels sensibles. Nous ne les recueillons que lorsque vous choisissez de les fournir, nous ne les utilisons que pour vous répondre et vous offrir nos services, et nous obtenons votre consentement exprès pour leur collecte et leur utilisation.

3. Pourquoi nous recueillons vos renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels pour :

répondre à vos demandes et communiquer avec vous;
planifier, confirmer et offrir les rendez-vous et les services;
vous jumeler avec un intervenant approprié;
vous envoyer des messages administratifs et, avec votre consentement, des infolettres ou des nouvelles;
exploiter, sécuriser, analyser et améliorer notre site Web;
respecter nos obligations professionnelles, légales et réglementaires.

Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à ces fins.

4. Consentement

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement. En soumettant un formulaire ou en prenant un rendez-vous, vous consentez à la collecte et à l'utilisation de ces renseignements aux fins décrites ci-dessus. Pour les renseignements sensibles (comme les renseignements liés à la santé), votre consentement est exprès. Lorsque nous utilisons des témoins non essentiels ou envoyons des courriels de marketing, nous nous appuyons sur votre consentement (opt-in).

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (ce retrait n'a pas d'effet sur les traitements antérieurs et peut limiter notre capacité à offrir certains services). Pour retirer votre consentement, communiquez avec notre responsable, ou utilisez le lien de désabonnement dans tout courriel de marketing.

5. Mineurs

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant un mineur de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque ces renseignements sont manifestement au bénéfice du mineur. Lorsque nos services concernent un mineur, nous obtenons le consentement parental ou du tuteur approprié.

6. Avec qui nous partageons vos renseignements personnels

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous les partageons uniquement avec des fournisseurs qui nous aident à exercer nos activités, et seulement dans la mesure nécessaire :

Jane (Jane Software Inc.) — prise de rendez-vous et gestion de la pratique (données hébergées au Canada);
Wix — hébergement du site Web et formulaires;
Google — analyse du site Web (Google Analytics 4) et mesure publicitaire;
[Wix Email Marketing / votre fournisseur de courriel] — envoi d'infolettres et de communications par courriel.
Ces fournisseurs ne peuvent utiliser vos renseignements que pour nous fournir des services. Nous pouvons aussi communiquer des renseignements personnels lorsque la loi l'exige, pour protéger nos droits ou la sécurité d'autrui, ou dans le cadre d'une obligation professionnelle ou réglementaire.

7. Témoins (cookies) et technologies de suivi

Notre site utilise des témoins et des technologies similaires. Les témoins strictement nécessaires sont requis pour le fonctionnement du site. Les témoins non essentiels — dont l'analyse (Google Analytics 4) et la mesure publicitaire — ne sont utilisés qu'avec votre consentement et ne sont pas activés par défaut. Lors de votre première visite, notre bandeau de consentement vous permet d'accepter ou de refuser les témoins non essentiels, et vous pouvez modifier votre choix en tout temps. Vous pouvez aussi gérer les témoins dans les réglages de votre navigateur; leur refus peut affecter certaines fonctionnalités.

8. Lieu de conservation et communication hors Québec

Certains de nos fournisseurs (dont Wix et Google) peuvent conserver ou traiter vos renseignements personnels à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous évaluons s'ils bénéficieront d'une protection adéquate et mettons en place les mesures appropriées, conformément à la Loi 25. En utilisant notre site, vous comprenez que vos renseignements peuvent être traités à ces endroits.

9. Durée de conservation

Nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins décrites dans la présente politique, ou tel que l'exige la loi :

Demandes reçues par le formulaire de contact qui ne mènent pas à des services : conservées jusqu'à 24 mois, puis détruites ou anonymisées.
Données de marketing / infolettre : conservées jusqu'à votre désabonnement ou retrait de consentement.
Données d'analyse du site : conservées selon les réglages de notre fournisseur (Google Analytics — jusqu'à [14 mois]).
Dossiers de clients et dossiers cliniques : conservés au moins pour la période minimale exigée par les ordres professionnels concernés et par la loi québécoise applicable, puis détruits de façon sécuritaire.

10. Protection de vos renseignements personnels

Nous prenons des mesures physiques, organisationnelles et technologiques raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l'accès, l'utilisation ou la communication non autorisés. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est parfaitement sûre, mais nous nous efforçons de protéger adéquatement vos renseignements compte tenu de leur sensibilité.

11. Vos droits

En vertu de la Loi 25, vous avez le droit de :

accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements;
demander la portabilité des renseignements personnels informatisés que vous avez fournis (transmis à vous ou, lorsque possible, à un autre organisme);
demander que nous cessions la diffusion de vos renseignements ou désindexions un lien, dans certaines circonstances.

Pour exercer l'un de ces droits, communiquez avec notre responsable à info@kaiapsychology.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de donner suite à une demande.

12. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous prendrons des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice, tiendrons un registre de l'incident, et aviserons la Commission d'accès à l'information (CAI) ainsi que les personnes concernées lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux, comme l'exige la loi.

Si vous avez une préoccupation quant à notre traitement de vos renseignements personnels, veuillez d'abord communiquer avec notre responsable. Vous avez également le droit de porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)

13. Plaintes

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. La date de « dernière mise à jour » en haut de la page indique la version la plus récente. Les modifications importantes seront publiées sur cette page.

14. Modifications de la présente politique

15. Nous joindre

Questions concernant cette politique ou vos renseignements personnels : Kaïa Psychologie Inc. — Responsable de la protection des renseignements personnels info@kaiapsychology.com · 514 500-1021 5929, route Transcanadienne, bureau 110, Saint-Laurent (Québec) H4T 1Z6